Für jedes Produkt, das in geschäftskritischen Prozessen eingesetzt wird, sollte zwingend eine Hinterlegung der nicht im Lieferumfang enthaltenen Know How Bestandteile erfolgen.
Ein Automobil-Zulieferer stellt seine Produktionsanlage auf neue Vertikalfräsmaschinen um. Die Neuerungen betreffen auch andere Arbeitsbereiche in diesem Unternehmen. Der Einkauf, die Arbeitsvorbereitung und das Management Informationssystem greifen direkt auf einige Daten und Informationen der Produktionsanlage zu. Es müssen kleinere Änderungen und Erweiterungen an der Software und den Sensoren der Anlagensteuerung vorgenommen werden. Es wird Kontakt zu den Herstellern der Anlagensteuerung aufgenommen.
Der Hersteller der Anlagensteuerung hat wenige Wochen zuvor einen Insolvenzantrag gestellt. Die notwendigen Modifikationen sind aber nur über Änderungen im Quellcode der Software möglich. Hierzu wird auch Know How über die Konstruktion der Sensoren und deren Schnittstellen benötigt. Der Quellcode wurde zwar im Rahmen des klassischen, passiven Software Escrow bei einem Notar hinterlegt, nach Prüfung und Kompilierung stellt sich jedoch heraus, dass die Software nicht innerhalb eines überschaubaren Zeit- und Kostenrahmens anpassbar ist. Konstruktive Details sowie die zum Betrieb der Sensoren notwendige Firmware liegen gar nicht vor.
Der Zeitplan für das Projekt „Effizientere Vertikalfräsmaschine“ ist nicht mehr einzuhalten. Für die Änderung der Steuerungssoftware entstehen zusätzliche Kosten, ein externer Dienstleister muss gesucht und beauftragt werden, außerdem müssen kurzfristig andere Sensoren beschafft werden, deren Schnittstellen kompatibel sind. Ungeplanter Aufwand für Produktauswahl, Implementierung und Schulung kommt hinzu. Diese Kosten waren nicht budgetiert. Die geplanten Einsparungen durch den Einsatz der neuen Vertikalfräsmaschinen verschieben sich auf unbestimmte Zeit, die neuen Investitionen lassen den Finanzplan platzen.
Für jedes Produkt, das für geschäftskritische Prozesse eines Unternehmens eingesetzt wird, sollte zwingend eine Hinterlegung der nicht im Lieferumfang enthaltenen Know How-Bestandteile erfolgen. Dabei sollte geprüft werden, dass die Software und die mit ihr verzahnten Bauteile, Handbücher, Zeichnungen, Konfigurationsdaten, Schlüssel und Passwörter zueinander passen und funktionieren. Nur über diesen Weg des aktiven Technology Escrow kann gewährleistet werden, dass schnell, umfassend und ohne immense Kosten auf Änderungen externer Rahmenbedingungen reagiert werden kann.